Der tägliche Wahnsinn

Als vielbeschäftigte/r Unternehmer/in oder Führungskraft kennst du das sicherlich: Jeden Morgen, wenn du dein Büro betrittst, stehst du vor dem Chaos. Dein Schreibtisch quillt über vor Papierstapeln, Notizen, Prospekten, Ordnern, alten Fachzeitschriften, Stiften und so weiter. Du schaffst dir täglich gerade mal den Platz, den du zum Arbeiten benötigst. Laptop aufgeklappt, Notizblock, Handy fertig. Wer braucht schon so viel Platz auf dem Schreibtisch? Dient prima als Ablage, wenn man mal wieder etwas braucht und der Schrank oder das Regal zu weit weg erscheinen…

Du klappst den Laptop auf: Dein Kalender und dein E-Mail Postfach quellen über, du suchst etwas auf deiner Festplatte oder im gemeinsamen Laufwerk. Wie so oft wühlst du dich minutenlang durch irgendwelche Ordnerstrukturen. Spätestens das ist der Moment, in dem du den Überblick verlierst und dich fragst, wie du das alles schaffen sollst.

Dann beginnen deine Gedanken Karussell zu fahren: Dies ist noch zu tun, jenes darf ich nicht vergessen. Du hetzt von einem To Do ins nächste und dein Kopf fühlt sich so an, als würde er platzen.

Kennst du alles? Du bist nicht allein. Mir ging es als Führungskraft und heute als Unternehmer auch ab und zu genauso.

Du kannst dir jetzt entweder eine richtig gute Assistenz suchen, die dein Büro managt und deinen Arbeitstag koordiniert oder dir kurzfristig Ordnung schaffen.

 

Das Zauberwort heißt AUSMISTEN

Schaffe dir als erstes einen zeitlichen Freiraum hierfür. Zwei halbe Tage, mehrere Abende – je nachdem, wie groß dein Aufräum-Bedarf ist und wie es sich für dich am besten in deinen Arbeitsalltag integrieren lässt. Glaube mir, es wird sich lohnen!

Starte in deinem Büro

Beginne mit deinem Schreibtisch. Gehe deine Stapel durch. Sortiere sie in vier neue Stapel:

Stapel 1: Papierkorb – trenne dich von allen Notizen, Prospekten, Zeitschriften usw., die keine Relevanz mehr haben und nur unnötig Platz einnehmen. Wirf diesen Stapel sofort weg.

Stapel 2: Zwischenablage – hast du bei gewissen Dingen Trennungsangst, kommen sie auf diesen Stapel. Komm jedoch nicht in Versuchung, da alles drauf zu packen. Dieser Stapel ist maximal halb so hoch wie Stapel 1 – Faustregel! Organisiere dir eine Kiste oder ein großes Ablagefach und packe den Stapel dort hinein. Dann ab damit in einen deiner Schränke – und zwar ganz unten. Wichtig: Hast du die Dokumente aus der Kiste/dem Ablagefach über 6 Monate nicht benötigt, dann ab damit in den Schredder bzw. den Papierkorb!

Stapel 3: Ablage für alles was unbedingt aufgehoben werden muss, wie Verträge, Kontoauszüge, Rechnungen, Bons etc. – sortiere diese Dokumente in die dafür vorgesehenen Ordner, Ablagefächer usw. in deinen Regalen und Schränken.

Stapel 4: Wichtig-Stapel für aktuelle Themen/To Dos: Projekte, Projektideen, Verträge, Notizen etc. Lediglich dieser Stapel verweilt auf deinem Schreibtisch – am besten thematisch sortiert in Ablagefächern.

Als nächstes nimmst du dir deine Regale und Schränke vor und gehst genauso vor wie mit deinem Schreibtisch. Vier Stapel, sortiert nach Wichtigkeit. Stapel 1 wird gleich entsorgt. Jetzt hast du vielleicht sogar Platz für Stapel 2 in einem deiner Schränke, falls dies vorher ein Problem dargestellt hat.

Übrigens: diese Vorgehensweise gilt nicht nur für papierhaften Kram. Muster, Hardware, Stifte, Büromaterial etc. kannst du ebenfalls in diese Kategorien einteilen.

PCs und Laufwerke

Die Stapel- bzw. Kategorien-Einteilung kannst du ebenso in deinem E-Mail Postfach vornehmen. Hier lassen sich leicht Unterordner anlegen, in welchen diese Mails verschwinden. Wenn du zusätzlich noch eine Themen-Gliederung vornimmst, findest du sie bei Bedarf auch schnell wieder.

Befreie auch dein PC-Laufwerk bzw. gemeinsam genutzte Laufwerke von Datenmüll und zentralisiere wichtige Dokumente und Ordner, die dein Team ebenfalls benötigt. Vermeide doppelte Ablagen.

 

Mach deinen Kopf frei

Hast du bereits in deinem Büro und auf deinem PC aufgeräumt, wirst du merken, dass dies auch einen positiven Einfluss auf deine tägliche Arbeit hat. Je ordentlicher es um dich herum ist, desto weniger Ablenkung hast du und desto weniger musst du nach wirklich wichtigen Unterlagen suchen.

Deine Gedanken fahren noch immer Karussell und dein Kopf ist voll?

Versuche es mit dieser Methode: Schaffe dir eine neue tägliche Routine. Schreibe dir morgens oder abends in Ruhe handschriftlich für ca. 15 Minuten alles auf ein Blatt Papier, was dir gerade durch den Kopf geht. Tue dies ganz ungefiltert – schreibe einfach alles auf, was dir in den Sinn kommt. Ob es das dreckige Auto ist, der nächste Kundentermin, Schulprobleme deiner Kinder – was auch immer. Alle Probleme, Sorgen und negative Gedanken haben hier einen Platz. Wenn du fertig bist, zerreiße das Papier oder verbrenne es. Das Geschriebene ist nicht von Bedeutung. Wichtig ist, dass dein Kopf durch das „Ausschütten“ des Ballasts freier ist.

Machst du diese Übung täglich über ein paar Wochen hinweg, wirst du merken, dass sie dir hilft, deine Gedanken loszulassen und du dadurch mehr Fokus und Aufmerksamkeit für deine wichtigen täglichen Aufgaben und Projekte aufbringen kannst. Dies wiederum steigert deine Produktivität.

 

Ordnung schafft Produktivität

Herzlichen Glückwunsch! Endlich hast du Zeit und Platz für neue zukunftsweisende Ideen und Projekte, da der alte Ballast von „ich müsste mal irgendwann dies und das…“ mit dem ganzen Daten- und Dokumenten-Müll verschwunden ist. Das Gefühl des „vollgepackten Lebens“ wird deutlich geringer – dein Stresslevel ebenso. Wenn du dir zusätzlich Tipps zur Stressreduzierung wünscht, dann könnte dieser Beitrag interessant für dich sein.

Plane dir ab jetzt feste Zeiten für Aufräumaktionen ein, z. B. einmal monatlich. Dann bleibt die Ordnung – und auch deine Produktivität erhalten.

 

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